合同管理系統(tǒng)

合同管理系統(tǒng)建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，運(yùn)用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理思想為企業(yè)提供決策、計(jì)劃、全面控制和管理績(jī)效評(píng)估、系統(tǒng)合同管理平臺(tái)。

完善的合同管理是公司健康運(yùn)行的重要標(biāo)志。然而，完善的合同管理需要公司的大量資源如何簡(jiǎn)化合同管理而又不失其完整性、科學(xué)是很多公司頭疼的問(wèn)題。

秉承“為中小企業(yè)服務(wù)”目的，潛心研發(fā)《合同管理專(zhuān)家CMExpert》，有效解決了簡(jiǎn)潔與功能強(qiáng)大的矛盾，提供近百個(gè)合同模板，與WORD完美結(jié)合、EXCEL、ACCESS軟件可以把之前的WORD合約導(dǎo)入系統(tǒng)，保護(hù)用戶(hù)的投資，方便半小時(shí)使用。

而且結(jié)合中國(guó)公司的實(shí)際情況，客戶(hù)管理和項(xiàng)目管理也融入到合同管理中，真正體現(xiàn)了優(yōu)化公司資源的目的。自動(dòng)合同結(jié)算提醒有效保護(hù)公司 資本運(yùn)營(yíng)安全。統(tǒng)計(jì)功能使得通過(guò)拖拽字段實(shí)現(xiàn)不同的統(tǒng)計(jì)成為可能，真正簡(jiǎn)化了繁瑣的統(tǒng)計(jì)過(guò)程，效率非常高。

根據(jù)合同標(biāo)的的不同，合同分為幾種類(lèi)型，包括：轉(zhuǎn)讓標(biāo)的物所有權(quán)的合同(買(mǎi)賣(mài)合同、水氣熱供用電合同、贈(zèng)與合同)轉(zhuǎn)讓標(biāo)的物用益物權(quán)的合同(租賃合同、融資租賃合同、完成工作的合同、承攬合同、建設(shè)工程合同)給予信用的合同(借款合同)提供服務(wù)的合同(運(yùn)輸合同、保管合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同、委托合同、行紀(jì)合同、居間合同)轉(zhuǎn)讓智力成果的合同(技術(shù)合同)，也可以按金額劃分。

人工管理合同，由于涉及的部門(mén)眾多，要管理的合同要素也各不相同，導(dǎo)致信息不集中，缺乏實(shí)時(shí)性，導(dǎo)致部門(mén)間合作業(yè)務(wù)流程形成監(jiān)控系統(tǒng)執(zhí)行效率低下，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1)文檔管理困難：傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同與電子合同并存，但不同的人想看的時(shí)候，不方便找到參考合同。尤其是領(lǐng)導(dǎo)需要了解合同文本的時(shí)候，需要花費(fèi)大量的時(shí)間。

2)進(jìn)度控制困難：由于合同數(shù)量多，參與人員多，合同進(jìn)度的控制基本靠手工和普通word、Excel管理已經(jīng)難以滿足公司的需要當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)想要了解合同的整體情況或整個(gè)過(guò)程時(shí)，存在很大的障礙。財(cái)務(wù)人員的支付依據(jù)也與進(jìn)度密切相關(guān)，但也存在障礙。

3)信息匯總困難：使用手工或EXCEL管理時(shí)，由于不同部門(mén)的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，無(wú)法及時(shí)延續(xù)收集，匯總工作耗費(fèi)大量時(shí)間且不一定準(zhǔn)確。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策時(shí)間有一定影響。

4)缺少預(yù)警機(jī)制：缺少對(duì)合同進(jìn)度、結(jié)算等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的預(yù)警，無(wú)法準(zhǔn)確預(yù)測(cè)近期可能發(fā)生的收入支出項(xiàng)目，無(wú)法幫助公司進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃，控制現(xiàn)金流，充分發(fā)揮資本運(yùn)營(yíng)的作用。

合同管理在房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)中起著重要的作用房地產(chǎn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)中產(chǎn)生的合同有以下特點(diǎn)：

合同類(lèi)型多：一個(gè)大型房地產(chǎn)項(xiàng)目在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中可能會(huì)包括土地合同、設(shè)計(jì)合同、監(jiān)理合同、工程總包合同、工程分包合同、設(shè)備安裝合同、設(shè)備采購(gòu)合同、材料采購(gòu)合同、銷(xiāo)售代理合同、廣告代理合同和其他類(lèi)型。

合同數(shù)量大：一個(gè)大型項(xiàng)目可能包括幾十個(gè)甚至幾百個(gè)合同。

合同周期長(zhǎng)：很多合同是跨年度的，有些合同的生命周期甚至可能超過(guò)兩年，這給合同的持續(xù)跟蹤管理帶來(lái)了很多問(wèn)題。

合同之間有復(fù)雜的約束：房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的復(fù)雜性還體現(xiàn)在合同之間存在復(fù)雜的約束條件，如：工程總承包和分包合同、工程建設(shè)合同和采購(gòu)合同、工程施工合同和設(shè)備安裝合同之間有一定的時(shí)間約束為了保證合同之間的順利協(xié)調(diào)，需要對(duì)合同主體進(jìn)行詳細(xì)分解，形成嚴(yán)格的進(jìn)度計(jì)劃。

合同專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)：如果構(gòu)成工程建設(shè)合同、安裝合同文本包括大量BOQ文件、預(yù)算文件，以及設(shè)備材料采購(gòu)合同中也有大量關(guān)于采購(gòu)對(duì)象的技術(shù)文件，因此需要為專(zhuān)業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理提供強(qiáng)有力的工具來(lái)幫助他們管理合同。

在合同管理系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)行中，不斷規(guī)范和優(yōu)化合同管理業(yè)務(wù)流程，有效管理簽約授權(quán)管理、相對(duì)人管理、合同立項(xiàng)選商、合同申報(bào)、合同審查審批、合同簽訂、借助合同管理系統(tǒng)平臺(tái)對(duì)合同履行和合同備案進(jìn)行規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)了從淺層被動(dòng)管理到深層主動(dòng)管理的質(zhì)的飛躍——合同管理系統(tǒng)上線，改變了以往合同審批的形式、審查不嚴(yán)、檢查不到位等問(wèn)題。系統(tǒng)流程劃分承包范圍、確定部門(mén)職責(zé)、專(zhuān)業(yè)地位和審批權(quán)限等，使管理層次清晰，承接范圍固定，專(zhuān)業(yè)性技術(shù)性強(qiáng)、經(jīng)濟(jì)商務(wù)、法律和企業(yè)管理者全程參與，人性化了責(zé)權(quán)利的有機(jī)統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)了預(yù)簽約、事中和事后管理有效控制法律風(fēng)險(xiǎn)。

合同管理系統(tǒng)上線，擴(kuò)大了管理范圍、管理層次清晰，合同簽訂時(shí)效明顯提高。合同審查員在操作上可以更加直觀、透明、一目了然地把好“三項(xiàng)審查”關(guān)，特別是要加強(qiáng)對(duì)合同相對(duì)人資格的審查，對(duì)于不具備資格的、沒(méi)有履約能力，我們堅(jiān)決不跟他們簽合同。該部門(mén)合同申請(qǐng)人說(shuō)：現(xiàn)在這個(gè)操作太高級(jí)了。

合同管理系統(tǒng)上線，最大限度實(shí)現(xiàn)了合同管理的權(quán)威性和集中化要求。通過(guò)信息系統(tǒng)的運(yùn)行，合同規(guī)范得以實(shí)現(xiàn)、嚴(yán)格、嚴(yán)格的管理有力地促進(jìn)了合同管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

業(yè)務(wù)管理是合同管理的核心要求，合同管理軟件必須解決實(shí)際業(yè)務(wù)管理中的問(wèn)題，關(guān)注企業(yè)合同管理的動(dòng)態(tài)、智能化、網(wǎng)絡(luò)化為企業(yè)提供了合理的流程和業(yè)務(wù)約束以及全方位的合同管理功能，包括合同起草、合同審批、文本管理、履約監(jiān)督、結(jié)算安排、合同付款智能提醒、項(xiàng)目管理、合同結(jié)算的統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)告輸出和決策支持等。

合同起草：提供示范合同文本庫(kù)，起草人可以選擇相應(yīng)的合同模板，填寫(xiě)合同要素示范合同文本中的空白處只能由起草人填寫(xiě)，不允許修改固定條款的格式。

合同審批：根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程在軟件中定制合同審批流程，保存所有審批意見(jiàn)供審批人員參考，最后打印出合同審批表。

合同文件：管理所有與合同相關(guān)的文件，包括原始合同、變更文件、附圖等，任何格式的電子文檔都可以直接導(dǎo)入到系統(tǒng)中。

結(jié)算管理：解決企業(yè) 的資金管理，并明確合同的結(jié)算時(shí)間，這對(duì)收付款雙方都有重要意義可以安排資金調(diào)度，及時(shí)收回款項(xiàng)，既保證了及時(shí)可信，又合理充分利用了資金，降低了執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。

實(shí)際進(jìn)度：明確記錄合同的進(jìn)展情況，并與計(jì)劃情況進(jìn)行對(duì)比，讓領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)了解合同的動(dòng)態(tài)執(zhí)行情況，執(zhí)行到什么程度，執(zhí)行到什么百分比，調(diào)整進(jìn)度，安排下一步工作。

商品管理：采用合同商品清單、詢(xún)價(jià)、報(bào)價(jià)單管理相應(yīng)的主題模型、規(guī)格和其他細(xì)節(jié)，根據(jù)貨物類(lèi)型而定、交貨日期等信息統(tǒng)計(jì)合同貨物的數(shù)量和金額，這是公司 的市場(chǎng)策略、財(cái)務(wù)規(guī)劃、招投標(biāo)管理等。

合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件納入系統(tǒng)，從而兼顧變更過(guò)程管理的嚴(yán)密性和自動(dòng)化，相關(guān)結(jié)果有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明確。

預(yù)警系統(tǒng)：系統(tǒng)自動(dòng)掃描并結(jié)算所有即將到期的賬單、審批、收貨、驗(yàn)收、支付等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)或事件進(jìn)行預(yù)警，幫助用戶(hù)提前做出理財(cái)規(guī)劃和分析決策。

報(bào)表：從不同角度對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，輔助業(yè)務(wù)決策，統(tǒng)計(jì)方式多樣化，自定義統(tǒng)計(jì)條件，統(tǒng)計(jì)結(jié)果圖形化輸出。